Сколько стоит командировка: суточные и средний заработок

Служебная командировка — поездка по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Та же статья делает оговорку, из-за которой ошибается половина кадровых документов: служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Курьер, водитель-экспедитор, монтажник на выезде и торговый представитель ездят не в командировки, даже если каждый день бывают в другом городе.

Разница не в терминологии, а в деньгах. К разъездной работе Положение о командировках не применяется: правил «суточные за каждый календарный день» и «средний заработок за дни по графику» для неё нет — работник получает оплату по обычной системе оплаты труда, а размер возмещения расходов и надбавку за разъездной характер работодатель устанавливает сам. Различаются и необлагаемые нормы: по России обе 700 ₽ в день, а за границей у командировки 2 500 ₽, у разъездной работы, работы в пути, полевых условий и вахтового метода — 3 500 ₽.

Два пункта Положения задают всю арифметику командировки. Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные, нерабочие праздничные дни и дни в пути (п. 9). Средний заработок сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации, включая дни в пути и время вынужденной остановки (п. 7). Календарные дни и рабочие дни считаются по разным основаниям и почти никогда не совпадают.

Возьмём поездку с 14.09.2026 по 20.09.2026 — с понедельника по воскресенье. Календарных дней в ней 7, рабочих по графику — 5, выходных — 2.

Отсюда и берётся вопрос, который чаще всего задают бухгалтеру: почему за субботу в командировке начислили суточные, но не начислили заработок. Потому что средний заработок привязан к графику, а суббота по графику — не рабочий день. Если же работник в выходной по поручению работодателя работал или находился в пути, день оплачивается по правилам ст. 153 ТК РФ: не менее чем в двойном размере либо в одинарном с предоставлением другого дня отдыха по желанию работника (п. 5 Положения № 501). Подробный разбор повышенной оплаты — в статье о новых правилах оплаты сверхурочной работы.

Работник с окладом 100 000 ₽ едет в командировку по России с 14.09.2026 по 20.09.2026. Суточные по локальному акту — 1 500 ₽ в день. За расчётный период работнику начислено 1 200 000 ₽ за 247 фактически отработанных дней, значит средний дневной заработок — 4 858,30 ₽ (п. 9 Положения № 540). Проезд обошёлся в 12 000 ₽, гостиница — в 18 000 ₽, оба расхода подтверждены документами.

Аванс 40 500 ₽ работник получает до отъезда, средний заработок начисляется в обычный день выплаты зарплаты. Целевые документально подтверждённые расходы — проезд, аэропортовые и комиссионные сборы, курортный сбор, провоз багажа, наём жилья по документам, услуги связи, оформление паспорта и виз — не облагаются ни НДФЛ, ни взносами и сумму налога не увеличивают. Налоги в этом расчёте появляются только из-за суточных: они выше необлагаемой нормы.

Размер суточных закон не ограничивает: его определяет коллективный договор или локальный нормативный акт работодателя. Ограничены только необлагаемые нормы — не более 700 ₽ за каждый день командировки по России и не более 2 500 ₽ за день командировки за границей (п. 1 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 422 НК РФ). Те же пределы применяются к возмещению найма жилья, если работник не представил подтверждающих документов. Отдельных норм для страховых взносов нет: п. 2 ст. 422 НК РФ отсылает к пределам из п. 1 ст. 217, поэтому одна и та же сверхнормативная сумма попадает и в базу по НДФЛ, и в базу по взносам.

Вот как это выглядит для той же семидневной поездки при разных размерах суточных.

НДФЛ со сверхнормативных суточных считается не по отдельной ставке: превышение прибавляется к доходу работника с начала года, и налог берётся по прогрессивной шкале. В примере совокупный доход до поездки — 800 000 ₽, поэтому фактическая ставка на этой выплате составила 13 %. У работника с доходом за несколькими порогами та же сверхнормативная сумма обойдётся дороже — разбор шкалы есть в статье о прогрессивной шкале НДФЛ.

Взносы — это не удержание, а расход компании

Страховые взносы с превышения начисляются по единому тарифу поверх выплаты: 30 % в пределах предельной базы 2 979 000 ₽ на работника в год и 15,1 % сверх неё. Работник этой суммы не видит, но именно она и есть та часть стоимости командировки, которую забывают при планировании бюджета: в примере суточные обошлись компании на 1 680 ₽ дороже, чем сумма в приказе.

Однодневная командировка

Если работник может ежедневно возвращаться к месту жительства, суточные не выплачиваются (п. 9 Положения № 501): при однодневной поездке по России с нормой 1 500 ₽ он получит 0 ₽ суточных. За границей правило другое — выплачивается 50 % нормы (п. 17): при норме 4 000 ₽ это 2 000 ₽, что укладывается в необлагаемые 2 500 ₽ — превышение равно 0 ₽. Расходы по документам возмещаются в обоих случаях, а за рабочий день сохраняется средний заработок.

Средний дневной заработок не зависит от месяца поездки: выплаты расчётного периода — 12 календарных месяцев перед месяцем командировки — делятся на фактически отработанные дни (п. 9 Положения № 540). Дневная часть оклада, с которой работник мысленно сравнивает результат, считается иначе: оклад делится на норму рабочих дней конкретного месяца. А норма гуляет: в сентябре 2026 года — 22 рабочих дней, в мае — всего 19.

Одна и та же пятидневная командировка при одном и том же среднем заработке даёт разный результат: в сентябре работник выигрывает 1 564,23 ₽, а в мае теряет относительно оклада — рабочих дней в мае меньше, поэтому каждый из них «стоит» дороже. Никакой ошибки в расчёте здесь нет: это следствие двух разных делителей.

Вторая причина расхождения — состав выплат. Выплаты социального характера в расчёт среднего заработка не входят (п. 3 Положения № 540): материальная помощь, оплата питания, проезда и обучения. Если на них приходится заметная часть годового дохода, средний дневной заработок падает — в третьей строке таблицы 180 000 ₽ таких выплат снизили средний дневной заработок до 4 129,55 ₽, и даже «длинный» сентябрь не спас. Нижняя граница всё же есть: средний месячный заработок работника, полностью отработавшего норму, не может быть меньше МРОТ (п. 18).

Доводить средний заработок до оклада закон не обязывает, но и не запрещает. Условие о доплате до текущего заработка за дни командировки закрепляют в коллективном договоре или локальном нормативном акте — без такого документа доплата остаётся разовым решением, которое сложно объяснить и работнику, и проверяющим. Формулировка нужна конкретная: за какие дни доплата считается, от какой величины и как оформляется в расчётном листке.

Оба базовых акта о командировках переписаны заново. С 01.09.2025 действует Положение об особенностях направления работников в служебные командировки — его утвердило Постановление Правительства РФ от 16.04.2025 № 501. Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 утратило силу. Средний заработок с той же даты считают по Положению, которое утвердило Постановление Правительства РФ от 24.04.2025 № 540, а Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 тоже утратило силу.

Главное, что стоит понять про это обновление: формулы не изменились. Средний дневной заработок для командировки по-прежнему равен выплатам расчётного периода, делённым на фактически отработанные дни, расчётный период — те же 12 календарных месяцев, суточные считаются за календарные дни, а средний заработок — за рабочие. Изменились реквизиты: ссылки на постановления № 749 и № 922 в положении о командировках, приказах и трудовых договорах стали ссылками на недействующие акты.

К авансовому отчёту прикладывают документы о проезде, найме жилья и прочих расходах. Суточные документами не подтверждаются — их выплачивают по норме за каждый день поездки. Неизрасходованный остаток аванса работник возвращает, перерасход работодатель возмещает; требования к самим первичным документам разобраны в статье о первичке и счёте-фактуре.