Калькулятор командировочных

Командировочные — это три разные выплаты, и считаются они по разным правилам. Суточные платятся за каждый календарный день нахождения в командировке, включая выходные, нерабочие праздничные дни и дни в пути (п. 9 Положения, утверждённого постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501). Средний заработок сохраняется только за дни работы по графику командирующей организации (п. 7): если поездка захватила субботу и воскресенье, суточные за них будут, а среднего заработка — нет. Расходы на проезд, наём жилья и другие целевые затраты возмещаются по документам и налогами не облагаются вовсе.

Размер суточных закон не ограничивает — его устанавливает коллективный договор или локальный нормативный акт (часть четвёртая ст. 168 ТК РФ). Ограничены только необлагаемые нормы: 700 ₽ за день командировки по России и 2 500 ₽ за день за границей. Всё, что выплачено сверх, входит в облагаемый доход работника (п. 1 ст. 217 НК РФ) и в базу по страховым взносам (п. 2 ст. 422 НК РФ отсылает к тем же пределам).

Суточные

Дни в России × норма работодателя + дни за границей × норма

Не облагается

Дни в России × 700 ₽ + дни за границей × 2 500 ₽

Сверх нормы

Суточные − необлагаемая часть

Средний дневной

Выплаты расчётного периода ÷ отработанные дни

Средний заработок

Средний дневной × рабочие дни по графику

Аванс к выдаче

Суточные + расходы по документам

Пример

Работник в командировке в России с 14 по 20 сентября 2026 года — это 7 календарных дней, из них 5 рабочих по графику и 2 выходных. Суточные по локальному акту — 1 000 ₽ в день: 7 × 1 000 = 7 000 ₽. Не облагается 7 × 700 = 4 900 ₽, превышение — 2 100 ₽. С него удерживают НДФЛ 273 ₽ и начисляют страховые взносы 630 ₽ за счёт работодателя.

Средний дневной заработок: 900 000 ₽ выплат за расчётный период ÷ 240 отработанных дней = 3 750 ₽ (п. 9 Положения, утверждённого постановлением Правительства РФ от 24.04.2025 № 540). За 5 рабочих дней командировки начислят 18 750 ₽ — при окладе 100 000 ₽ за те же дни вышло бы 22 727,27 ₽. Вместе с возмещаемыми расходами на проезд и жильё 30 000 ₽ аванс к выдаче составит 37 000 ₽, а всего за командировку начислено 55 750 ₽.

Командировка по России на 5 дней. НДФЛ посчитан по ставке для дохода с начала года в пределах первого порога шкалы, взносы — по общему тарифу 30 % в пределах предельной базы 2 979 000 ₽. Чем выше норма суточных, тем больше «стоит» каждый рубль сверх 700 ₽ в день: работник теряет НДФЛ, работодатель платит взносы.

Действующие необлагаемые нормы, в том числе для разъездной работы и вахты, собраны в справочнике «Нормы суточных». Ставку НДФЛ при большом доходе с начала года покажет калькулятор НДФЛ и зарплаты, а тарифы взносов — калькулятор страховых взносов.

С 1 сентября 2025 года порядок направления в служебные командировки определяет Положение, утверждённое постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501. Постановление от 13.10.2008 № 749, на которое ссылались положения о командировках и приказы последние семнадцать лет, признано утратившим силу. Пункт 1 нового постановления действует до 1 сентября 2031 года.

Одновременно, с 1 сентября 2025 года, средний заработок считают по Положению из постановления Правительства РФ от 24.04.2025 № 540; постановление от 24.12.2007 № 922 утратило силу. Сами формулы не изменились: расчётный период — те же 12 календарных месяцев, для командировки средний дневной заработок по-прежнему равен выплатам за отработанные дни, делённым на количество этих дней (п. 9). Изменились реквизиты актов — их нужно поправить в локальном положении о командировках, в приказах и в шаблонах расчётов, иначе документы будут ссылаться на недействующие постановления.

Необлагаемые нормы суточных 700 и 2 500 ₽ в день не менялись — это по-прежнему п. 1 ст. 217 НК РФ. Менялись правила для смежных выплат: с 2024 года действует лимит 700 ₽ в день по России и 3 500 ₽ за границей для суточных при разъездном характере работы и надбавки за вахтовый метод, которые раньше не облагались НДФЛ полностью.

День выезда и день приезда определяются по времени отправления и прибытия транспорта, а не по дате в приказе (п. 4 Положения № 501). Если поезд отправляется до 24:00 включительно, днём отъезда считаются текущие сутки; с 00:00 и позднее — последующие. Когда вокзал или аэропорт находятся за чертой населённого пункта, учитывается время, нужное на проезд до них. Ошибка в один день здесь — это лишние или недоплаченные суточные и сдвиг всего расчёта.

Если в командировке работник по поручению работодателя работал в выходной или нерабочий праздничный день, этот день оплачивается по ст. 153 ТК РФ — не менее чем в двойном размере либо в одинарном с предоставлением другого дня отдыха (п. 5 Положения № 501). Такая оплата не заменяет суточные и не входит в средний заработок за командировку: это отдельная выплата, посчитать её поможет калькулятор сверхурочных и праздничных. За выходные дни, когда работник не работал и не был в пути по заданию, начисляются только суточные.

Авансовый отчёт сдаётся в течение 3 рабочих дней после возвращения (п. 23 Положения № 501) — к нему прикладывают билеты, документы о найме жилья и другие подтверждения расходов. Суточные документами не подтверждаются: они выплачиваются по норме за каждый день поездки, и отчитываться за них работник не обязан. Неизрасходованный остаток аванса возвращается, перерасход возмещается работодателем. Средний дневной заработок для командировки удобно проверить в калькуляторе среднего заработка, а количество рабочих дней в периоде — в конвертере рабочих дней.