Необлагаемые нормы суточных и компенсаций

Закон не называет ни минимального, ни максимального размера суточных. Часть четвёртая ст. 168 ТК РФ передаёт этот вопрос работодателю: порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Компания вправе установить разные суммы для разных должностей, городов и стран, менять их приказом и платить больше, чем принято на рынке.

Нормы 700 ₽ и 2 500 ₽ в день — это не ограничение выплаты, а граница освобождения от налогов. Работодатель ничего не нарушает, выплачивая суточные выше нормы: он просто удерживает НДФЛ с превышения и начисляет на него страховые взносы. Обратная ситуация тоже возможна — если локальный акт устанавливает суточные ниже нормы, доплачивать до 700 ₽ работодатель не обязан.

Нормы установлены за каждый день нахождения в командировке, поэтому предел считают умножением нормы на количество дней поездки, а не берут единой суммой. У каждого вида выплаты из таблицы выше лимит свой: суточные и возмещение жилья без документов не складываются в один общий предел, а российские и заграничные дни одной поездки считаются по своим нормам.

Пределы освобождения написаны один раз — в п. 1 ст. 217 НК РФ, для НДФЛ. Страховые взносы отдельных сумм не имеют: п. 2 ст. 422 НК РФ освобождает от взносов суточные, «предусмотренные пунктом 1 статьи 217» настоящего Кодекса. Из-за этой отсылки границы совпадают, и сумма сверх нормы одновременно попадает и в базу по НДФЛ, и в базу по взносам. Выбрать «или налог, или взносы» нельзя.

Превышение считают по дням, а не по поездке целиком: норма умножается на количество дней командировки, и с полученной суммой сравнивают фактически выплаченные суточные. Поэтому щедрые суточные за короткую поездку могут дать превышение, а скромные за длинную — нет. НДФЛ с превышения удерживают по общей прогрессивной шкале: ставка зависит от совокупного дохода работника с начала года и начинается с 13 % в пределах 2 400 000 ₽.

Нормы касаются только суточных — денег «на жизнь», которые работник тратит без отчёта. Целевые расходы, подтверждённые документами, освобождены от НДФЛ и взносов целиком, без лимита: проезд до места назначения и обратно, аэропортовые и комиссионные сборы, курортный сбор, проезд в аэропорт и на вокзал, провоз багажа, наём жилого помещения, услуги связи, оформление загранпаспорта и виз, полис добровольного медицинского страхования для въезда в страну, обмен валюты.

Единственное исключение — жильё без документов. Если работник не привёз счёт гостиницы или договор найма, возмещение освобождается от налога в тех же пределах, что и суточные: 700 ₽ за день по России и 2 500 ₽ за день за границей. Это отдельная строка нормы, она не складывается с суточными и не заменяет их — лимиты считаются по каждому виду выплаты отдельно.

Суточные компенсируют бытовые неудобства поездки, а за работу в командировке платят не оклад, а средний заработок. Правовая основа — ст. 139 ТК РФ; Постановление Правительства РФ от 24.04.2025 № 540: новое Положение действует с 01.09.2025, а прежний акт «Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922» утратил силу. Формула не изменилась — изменились реквизиты акта, на который ссылаются в приказах и расчётных документах.

По п. 9 Положения средний дневной заработок равен заработной плате, фактически начисленной за отработанные дни расчётного периода, делённой на количество фактически отработанных дней. Расчётный период — 12 календарных месяцев перед месяцем начала командировки. Полученную величину умножают на число рабочих дней командировки по графику.