Первичные документы и счёт-фактура: что выставлять по сделке

Минимальный комплект по обычной сделке — договор, документ об исполнении и документ об оплате. Счёт в этот список не входит: он удобен, но необязателен, и налоговая по нему ничего не признаёт. Ошибка, которая дороже всего обходится, — считать счёт или платёжку подтверждением того, что услуга оказана.

Договор в письменном виде нужен не всегда: сделку можно заключить и обменом документами — например, счётом с условиями и его оплатой (счёт-оферта). Но как только речь о работах, услугах или отсрочке платежа, отсутствие договора превращает любой спор в спор о том, что именно стороны имели в виду.

С 2013 года унифицированных форм актов и накладных нет: компания вправе применять собственные бланки. Взамен закон «О бухгалтерском учёте» требует, чтобы в первичном документе были все обязательные реквизиты. Если хотя бы одного не хватает, документ не подтверждает расход — и снимают его вместе с вычетом по НДС.

Счёт-фактуру выставляет продавец — плательщик НДС — в течение пяти календарных дней со дня отгрузки, получения аванса или изменения стоимости. Документ нужен покупателю: только на его основании тот заявляет вычет. Продавец регистрирует счёт-фактуру в книге продаж, покупатель — в книге покупок, и обе книги попадают в декларацию, где ФНС сверяет их автоматически.

С 2026 года основная ставка — 22 %, и её нужно проверить в шаблонах: старые формы счетов и договоров часто до сих пор считают по прежней ставке.

Продавцы без НДС счета-фактуры не выставляют: упрощенцы с доходом за прошлый год до 20 000 000 ₽ освобождены от налога. Но если такой продавец всё же выставит счёт-фактуру с выделенной суммой, он обязан перечислить её в бюджет и сдать декларацию — а покупатель права на вычет всё равно может лишиться. Подробнее это разобрано в статье про НДС на УСН.

В счёте и акте сумму показывают тремя строками: стоимость без налога, сумма НДС и итог к оплате. Налог начисляется сверху на цену без НДС.

Начислить налог на цену

Стоимость услуг — 120 000 ₽ без налога. НДС по ставке 22 % составит 26 400 ₽, к оплате — 146 400 ₽. По пониженной ставке 10 % налог с той же стоимости был бы 12 000 ₽, а итог — 132 000 ₽.

Выделить налог из суммы договора

Теперь та же цифра 120 000 ₽, но в договоре написано «в том числе НДС». Налог считают по расчётной ставке 22/122: он составит 21 639,34 ₽, а стоимость без налога — 98 360,66 ₽. Одна формулировка меняет выручку продавца на 21 639,34 ₽ — поэтому в договоре всегда пишут прямо, включён налог в цену или начисляется сверх неё, и на какую сумму выставляется счёт-фактура.

• Первичка — в день операции. Документ составляют при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно — непосредственно после его окончания. Дата акта должна отражать окончание работ, а не день, когда заказчик собрался его подписать.
• Счёт-фактура — пять календарных дней. Срок считается со дня отгрузки, получения аванса или изменения стоимости; выходные из него не исключаются.
• Оплата — по договору. Если срок в договоре не указан, обязательство исполняется в разумный срок, а после требования — в семидневный. Договорные сроки в рабочих днях удобнее считать инструментом: перенос по производственному календарю уже учтён.
• Хранение — не менее пяти лет. Срок отсчитывается после отчётного года; по перенесённым убыткам документы хранят весь период переноса. Электронные документы с квалифицированной подписью хранятся наравне с бумажными.

• Акт без содержания операции. Формулировка «услуги оказаны в полном объёме, претензий нет» без описания того, что именно сделано, — первый кандидат на снятие расхода. Нужны перечень работ, период и результат.
• Расхождение сумм между документами. Счёт, акт и счёт-фактура должны сходиться до копейки; расхождение в копейку из-за округления НДС инспекция видит при автоматической сверке книг.
• Подпись неуполномоченного лица. Если документ подписал не директор, в нём должна быть ссылка на доверенность с её номером и датой.
• Счёт-фактура от неплательщика НДС. Прежде чем заявлять вычет, стоит убедиться, что контрагент вообще платит НДС, — как это проверить, разобрано в отдельной статье.